Regulación de los registros contables en Panamá

En Panamá para mantener una sociedad mercantil es necesario mantener registros contables.

Aunque es una obligación muchas sociedades anónimas y micro emprendedores no están relacionados con estas regulaciones que a largo plazo puede causar repercusiones como multas o en casos mas graves el cierre parcial o total de su negocios.

Panamá esta regulada por la dirección General de Ingresos y su principales normativas están en EL CODIGO FISCAL y en el CODIGO DE COMERCIO este libro regula las normas relacionadas con el comercio, las sociedades comerciales, los contratos comerciales, las obligaciones de los comerciantes, entre otros aspectos del derecho mercantil. Incluye disposiciones sobre registros contables, contratos comerciales, marcas comerciales, entre otros.

En el Código de Comercio promulgado en 1917. Este código estableció por primera vez normativas específicas para el manejo de libros contables por parte de los comerciantes en el país. Aunque ha sido objeto de varias reformas a lo largo de los años, los principios fundamentales relacionados con la contabilidad y los registros comerciales tienen su origen en esta legislación inicial.

El mismo en, publicado en la Gaceta Oficial N° 23.327 de 9 de julio de 1997, decreto ley aborda diversas áreas del derecho comercial y empresarial en el país. A continuación, sin embargo en esta ocasión solo abordaremos lo que establece ciertas obligaciones y directrices sobre los registros contables que las empresas deben seguir:

1. Obligación de Llevar Registros Contables: Según el Código de Comercio de Panamá, todas las personas naturales y jurídicas que realicen actividades mercantiles están obligadas a llevar registros contables adecuados y mantenerlos actualizados.

2. Plazo para la Actualización de los Registros: El artículo 60 del Código de Comercio establece que los registros contables deben actualizarse mensualmente. Es decir, las transacciones comerciales y financieras deben ser registradas dentro de los primeros 30 días del mes siguiente a su ocurrencia. Los infractores se harán acreedores a una multa de Cien Balboas (B/.100.00) a Quinientos Balboas (B/.500.00) por cada mes de atraso en su Contabilidad. Será de competencia de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Hacienda y Tesoro efectuar la revisión de que trata este Artículo e imponer las sanciones del caso.

3. Importancia de la Actualización Regular: Este requisito asegura que los registros contables reflejen de manera precisa y oportuna las operaciones y transacciones realizadas por la empresa. Esto es crucial para la correcta toma de decisiones financieras y para cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

4. Requisitos Adicionales: Aunque el Código de Comercio establece el plazo de actualización mensual de los registros contables, otras normativas y regulaciones en Panamá pueden especificar requisitos adicionales para la llevanza de la contabilidad, como las normas emitidas por la Dirección General de Ingresos (DGI) en relación con la declaración y pago de impuestos.

En resumen, el Código de Comercio de Panamá, en su artículo 60, establece que los registros contables deben ser actualizados mensualmente, garantizando así la precisión y la actualización de la información financiera de las empresas bajo su jurisdicción. Este requisito es fundamental para el cumplimiento normativo y la gestión financiera adecuada dentro del marco legal en la republica de Panamá.

Uso de Software Contables en Panamá

En Panamá, la normativa que aprueba el uso de registros contables mediante software para sociedades anónimas se encuentra principalmente en la Ley 33 de 2006, conocida como la "Ley General de Contabilidad". Esta ley establece los principios y normas contables que deben seguir todas las entidades, incluyendo las sociedades anónimas, para la preparación, presentación y conservación de los registros contables.

Aunque específicamente la Ley 33 de 2006 no menciona el uso de software contable, establece los requisitos generales para los sistemas de contabilidad y registros, permitiendo implícitamente la utilización de tecnología para cumplir con estas obligaciones. Esto incluye el uso de software contable que facilite la llevanza de los libros y registros contables de manera eficiente y conforme a las normativas vigentes

Es fundamental que cualquier software utilizado para llevar los registros contables cumpla con los requisitos establecidos en la normativa contable panameña, asegurando la integridad, la veracidad y la confiabilidad de la información financiera de la sociedad anónima.

Para inscribir el uso de un sistema contable ante la Dirección General de Ingresos (DGI) en Panamá, debes seguir los siguientes pasos y consideraciones:

• Preparación de Documentación: Debes preparar la documentación requerida, que generalmente incluye:

  • Formulario de inscripción proporcionado por la DGI.

  • Información básica de la empresa, como nombre completo, número de RUC (Registro Único de Contribuyente), dirección fiscal, etc.

  • Detalles del sistema contable que se utilizará, incluyendo el nombre del software o sistema, versión, proveedor, y cualquier otra información relevante.

• Presentación del Formulario: Completa el formulario de inscripción con la información solicitada.

• Documentación Adicional: Es posible que se requiera adjuntar documentos adicionales, como una carta de autorización si la inscripción la realiza un representante legal, y copias de documentos de identificación de los representantes legales.

• Presentación en la DGI: Una vez completado el formulario y reunida toda la documentación requerida, debes presentarla físicamente en la oficina de la DGI correspondiente a tu jurisdicción fiscal. Es importante verificar la ubicación exacta y los horarios de atención de la oficina de la DGI donde planeas presentar la documentación.

• Revisión y Aprobación: La DGI revisará la solicitud y los documentos presentados. Si todo está en orden y cumple con los requisitos establecidos, procederán a inscribir el sistema contable en sus registros.

• Confirmación de Inscripción: Una vez inscrito el sistema contable, la DGI emitirá una constancia o certificado de inscripción que confirmará que el sistema está autorizado para ser utilizado en la empresa para efectos contables y fiscales.

Es importante seguir todos los pasos correctamente y asegurarte de cumplir con todos los requisitos establecidos por la DGI. La inscripción del sistema contable permite a la autoridad tributaria tener conocimiento del software utilizado para asegurar la adecuada cumplimentación de las obligaciones fiscales y contables de la empresa en Panamá.